معيار الشفافية والإفصاح

هو معيار يقيس مدى استعداد المنظمات غير الربحية لنشر المعلومات عن أسباب وجودها، وأنشطتها المنفذة، وبياناتها المالية، واستعداداها لشرح عملياتها لأصحاب العلاقة والجمهور.

 

يهدف إلى:

1. تبصير أصحاب المصلحة من منظمين ومانحين وصناع قرار بواقع الحوكمة في المنظمات غير الربحية، مما يُمكّنهم من اتخاذ قرارات رشيدة بخصوص توجيه دعم البرامج وبناء القدرات في القطاع غير الربحي.

2. حث المنظمات غير الربحية على الالتزام بأفضل الممارسات العالمية في الشفافية والإفصاح.

3. تحسين الصورة الذهنية عن القطاع غير الربحي، ورفع ثقة الرأي العام به، وتعزيز الشفافية والمسائلة في المنظمات غير الربحية.

4. توفير البيانات المتعلقة بمستوى الحوكمة والإفصاح على مستوى القطاع غير الربحي لصنّاع القرار وأصحاب المصلحة.

5. تمكين الجهات الإشرافية من تقييم مدى التزام المنظمات غير الربحية بمعايير الشفافية والإفصاح.

 

مؤشرات قياس التزام الجمعيات الأهلية بممارسات الشفافية والإفصاح:

1. نشر اللوائح والأنظمة والسياسات المعتمدة وإتاحتها للمستهدفين منها.

2. الإفصاح عن بيانات القائمين على شؤون الجمعية.

3. نشر بيانات الجمعية وفروعها ومكاتبها والحصول على التغذية الراجعة من أصحاب العلاقة.

4. نشر أهداف الجمعية وتقارير البرامج والأنشطة المنفذة في جميع فروعها ومكاتبها.

5. نشر القوائم المالية المدققة والمعتمدة من مجلس الإدارة.

6. نشر النموذج الشامل المعتمد من مجلس الإدارة، والمتطابق مع واقع الجمعية.

أولاً: الالتزام بالأنظمة والقوانين:

يجب على الجمعية الالتزام الكامل بكافة الأنظمة المتعلقة بإشراك المتطوعين، ويندرج تحت هذا:

• الالتزام بعدم مخالفة أو انتهاك الأنظمة والقوانين التي تصدرها الدولة والتي ترتبط بنشاطات التطوع وتنظمها؛
• الالتزام بعدم خرق أو انتهاك القيم والضوابط الأخلاقية للمجتمع السعودي.

ثانياً: الالتزام بعدم استغلال المتطوعين:

فوائد التطوع متعددة وكثيرة، ومنها ما يعود للطرفين: المتطوع والجمعية، وهي حق مشروع لكل منهما، لكن يجب على الجمعية أن تلتزما التزاماً كاملا بعدم استغلال المتطوعين في غير الهدف أو الغاية التي أنشئت من أجله وهو خدمة المجتمع والمساهمة في حل مشكلاته – على اختلاف الغايات بين المنظمات إلا أنها تجتمع في هذا – فلا يحق للمنظمة:

• استغلال المتطوعين في جني أرباح تجارية، لا تعود بشكل كامل في خدمة المجتمع وقضاياه التي تتبناها الجمعية:
• استغلال المتطوعين في أي عمل قد يعود على المجتمع والوطن بأي ضرر مهما كانت طبيعته؛
• دفع المتطوعين نحو قضايا قانونية للتنصل منها أو غير ذلك.

ثالثاً: وجود منهجية للمحافظة على أمن وسلامة المتطوعين:

أمن وسلامة المتطوعين أولوية قصوى، تحتم على الجمعية أن تلتزم باتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لتحقيقها، مع تقدير المخاطر المحتملة واتخاذ الإجراءات الوقائية منعا لأي ضرر ممكن. كما يجب على الجمعية أن تسعى لمراجعة إجراءات الأمن والسلامة لديها بشكل دوري للتأكد من فعاليتها وصلاحيتها.

رابعاً: عدم استغلال قضايا التطوع لأهداف إعلامية فقط:

إظهار الجمعية لنشاطاتها وبرامجها التطوعية حق مشروع، وهو ما ينبغي التوجه إليه لتعزيز مفهوم التطوع لدى المجتمع ولإبراز جهود الجمعية وفلسفتها التطوعية للمجتمع والمسؤولين في الدولة بما يتوافق مع توجهات الخطط الاستراتيجية العامة، لكن قد يدفع هذا التوجه الجمعية لتغليف القصور الإداري المتعلق بالتطوع وإظهاره للإعلام بغير محتواه الحقيقي مما يتنافى مع مبدأ الشفافية ويعكس صورة غير حقيقة للمجتمع الراغب بالتطوع في هذه الجمعية وللجهات الخارجية الأخرى بما فيها القطاع الحكومي المشرف على أعمال الجمعية.

خامساً: العلاقة مع المتطوع:

تلتزم الجمعية وجميع العاملين بها بإدارة العلاقة مع المتطوع بطريقة مهنية ولائقة تحفظ كرامتهم وقيمتهم وتقدر دورهم وأعمالهم، وتتسم بالأخلاق الحسنة والحرص على مصلحته وعد الإضرار به بأي شكل من الأشكل، ويندرج في هذا:

• وجود مسؤول عن ادارة المتطوعين لديه الخبرة والكفاءة اللازمة لإدارة العمل التطوعي في الجمعية؛
• الوضوح التام في الأدوار والأعمال والمهام التي يُطلب من المتطوعين تنفيذها؛
• الالتزام بتقديم التدريب والدعم المناسب للمتطوعين متى دعت الحاجة له؛
• توفير البيئة المناسبة والموارد اللازمة لعمل المتطوعين بشكل فعال؛
• تحفيز المتطوعين وتكريمهم بالطرق المناسبة؛
• إدارة التطوع في الجمعية وفق منهجية صحيحة وواضحة تشمل كافة مراحل التعامل مع المتطوعين؛
• توثيق جهود المتطوعين وبياناتهم المطلوبة لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية بشكل دوري (في منصة العمل التطوعي)؛
• التوقيع على الاتفاقيات التطوعية للمحافظة على جودة المخرج التطوعي ونجاح التجربة التطوعية؛
• تقييم تجربة المتطوعين وقياس مدى رضاهم عن تجربة التطوع، باستخدام النموذج المعد لذلك لدى وزارة الموارد البشرية والتنمية الإجتماعية؛
• إصدار تقارير دورية تظهر جهود المتطوعين، مع توثيقها بالشكل المناسب؛
• احترام القدرات والفروق الفردية بين المتطوعين؛
• تقدير واحترام دوافع العمل التطوعي لدى المتطوعين.

سادساً: شراكة المتطوعين:

تلتزم الجمعية باعتبار متطوعيها كشركاء لديها ضمن العملية التنظيمية، وتسعى للحفاظ على حقهم في التعبير عن آرائهم حول أدوارهم والقرارات ذات الصلة، مع خلق بيئة تمتاز بالحرية في تقديم الاقتراحات والنقد. وتوفير معلومات دقيقة وواضحة للمتطوعين عن الفرص التطوعية.

سابعاً: الشفافية:

تلتزم الجمعية بالشفافية والمصداقية في العمل التطوعي وفي العلاقة مع المتطوعين، ويتمثل ذلك في أمور منها:

• تشغيل أنظمة معلوماتها بقدر عالٍ من الشفافية بما في ذلك اللوائح والسياسات وخطط العمل والبيانات المالية وغيرها؛
• ضمان قدرة وصول المتطوعين لهذه المعلومات حسب أدوارهم التطوعية؛
• الشفافية والمهنية في عكس مؤشرات العمل التطوعي (عند احتساب الساعات التطوعية، أعداد الفرص التطوعية، القيمة الاقتصادية للتطوع، قياس مستوى الرضا لدى المتطوعين، أسماء المتطوعين وبياناتهم).

ثامناً: إدارة التجاوزات:

يجب أن تدعم الجمعية المتطوعين عند إبلاغهم عن أي سلوك غير قانوني أو غير أخلاقي أو غير مناسب من قبل الأفراد أو العاملين أو من قبل الإدارة، مع ضمان عدم وجود تبعات سلبية لهذا الإبلاغ أو مساس بحقوق هؤلاء المتطوعين.

تاسعاً: التمييز والعنصرية:

تلتزم الجمعية بعدم وجود أي نوع من أنواع التمييز أو العنصرية تجاه المتطوعين، سواء من حيث الجنس أو اللون أو الجنسية أو النسب وغيره.

عاشراً: الخصوصية:

تحمي الجمعية خصوصية المتطوعين وتتأكد من عدم كشف معلوماتهم الخاصة دون الحصول على موافقتهم المسبقة، إلا في حالة وجود قانون ينص على خلاف ذلك.

إحدى عشر: المشاركة والمواطنة الفاعلة:

يجب على الجمعية إظهار أهمية العمل التطوعي للمجتمع وللمتطوعين وللمنظمة وللأفراد العاملين وللمستفيدين بشتى الطرق ومن ذلك:

• شرح أهمية العمل التطوعي للجمهور؛
• تقدير الأعمال التي يقوم بها المتطوعون؛
• تطوير الخدمات التطوعية بما يتفق مع رؤية الجمعية؛
• شرح دور المتطوعين لكافة أصحاب المصلحة؛
• تثقيف الموظفين حول العمل التطوعي؛
• الاستثمار الأمثل والفعال لطاقات ومواهب المتطوعين في رؤية وخدمة رسالة الجمعية تجاه المجتمع والوطن.

الغرض من الدليل:

يهدف هـذا الميثـاق إلـى توضيـح الضوابط والالتزامات والقيـم والمبـادئ التـي تساهم في تحقيق مستهدفات رؤية المملكة 2030 للوصول إلى مليون متطوع، وتحديد المتطلبات المنوطة بالمتطوعين وواجباتهـم، وتحفـظ حقوقهـم أثنـاء ممارسة العمـل التطوعـي.

إن الالتزام بالميثاق الأخلاقي يُسهِّلُ ويساعد جميع الأطراف المشاركة في العمل التطوعي على أداء مهامهم بجودة وكفاءة عالية من خلال التزامهم بما يلي:

القيم والأخلاق:

لابد أن ترتبط الأعمال الناجحة بمرجعية أخلاقية مستمدة من ديننا الحنيف وقيم مجتمعنا السعودي، ومن رؤية المملكة 2030 بما ينعكس على تصرفات المتطوع ويقوده إلى تحقيق الغاية من المشاركة التطوعية، من أجل هذا يجب على المتطوع:

• الالتزام بالقيم والأخلاق بناءً على المبادئ الشرعية والمواطنة المسؤولة؛
• التحلي بالمسؤولية عن عمله التطوعي بما ينعكس إيجابياً على المنظمة والمجتمع؛
• إنجاز العمل التطوعي بأمانة ونزاهة وفق مقتضيات العمل التطوعي ومبادئه وأخلاقه؛
• تقدير ومعاملة الجميع باحترام وكرامة.

السرية:

ينطوي العمل في المجال التطوعي على العديد من الممارسات التي لا تخلو من الاطلاع على بعض الأمور السرية للشريحة المستفيدة من الخدمة وغيرها، إلى جانب حساسية بعض القضايا المطروحة في برنامج العمل التطوعي، وتشمل السرية كافة الأمور المكتوبة والمقروءة والإلكترونية وما هو في حكم “السرية” كما هو متعارف عليه من قبل الناس، وبناء عليه فيجب على المتطوع الالتزام بالتالي:

• عدم إفشاء معلومات خاصة بالمستفيدين من العمل التطوعي؛
• عدم إفشاء المعلومات المصنفة بكونها “سرية ” عن المنظمة بأي وسيلة كانت سواء إعلامية أو غيرها أثناء تطوعه أو بعده.

الموثوقية وتحمل المسؤولية:

أن يكون المتطوع محلاً للثقة، متصفاً بالمسؤولية في تصرفاته وأقواله، إضافة إلى كونه:

• متحملا لمسؤولية تنفيذ الأعمال المناطة به؛
• يرجع إلى منسق البرنامج أو صاحب الصلاحية في حالة وقوع مشاكل أو تحديات؛
• مدركاً لكونه لا يمثل المنظمة التي ينتمي إليها فقط، بل هو ممثل للوطن وقيمه ومبادئه.

التواصل الفعال:

ينمّي التواصل الفعال علاقات جيدة بين المتطوع وأصدقائه وزملائه في العمل، والمستفيدين الذين يتعامل معهم، ويساعد على تنمية قدرات الفرد في التعبير عن نفسه وتحديد أفكاره وآرائه بوضوح بما يجعل الآخرين قادرين على فهمه، وهذا يساعد على حل المشكلات والتغلب على التحديات، ولذا يجدر بالمتطوع:

• أن يستفيد من العمل التطوعي في رفع الخبرة العملية والمهنية؛
• أن يكون واعياً وملماً بمرجعية الاستفسارات حول السياسات والإجراءات في المنظمة؛
• أن يتواصل مع الآخرين بجودة وفاعلية.

تقديم الدعم:

تنظر المنظمة لكل فرد من المتطوعين على أنه جزء هام من عمليه الدعم بكل الأشكال الممكنة لإنجاح العمل التطوعي، ولهذا على المتطوع:

• أن يكون داعماً لمن حوله من المستفيدين والمتطوعين الآخرين، خصوصاً في المكان الذي يؤدى فيه عمله التطوعي؛
• أن يكون داعماً لجميع الجهود الرامية إلى تعزيز الكفاءة والفعالية وتحقيق التميز في إدارة المنظمة في مجال العمل التطوعي.

الشخصية الإيجابية:

الشخصية الإيجابية هي الشخصية المبادرة المعطاءة التي تساند وتساهم دون انتظار مقابل، وهي شخصية متزنة، ومتوازنة بين الحقوق والواجبات وتمتلك الجدية، والموضوعية والمثابرة، وبناء يجب على المتطوع الإيجابي:

• أن يقدم ما لديه بإيجابية مثمرة تنعكس على من حوله؛
• أن يتخذ الجانب الإيجابي المنفتح في التعامل مع العاملين في المنظمة وتسخير الإمكانات المتاحة له لإنجاح المشاريع التطوعية التي يعمل بها؛
• أن يحرص على المظهر الخارجي المناسب في جميع الأوقات والمناسبات؛
• أن يسعى للتعرف على الأنماط الاجتماعية والسلوكية للمستفيدين من العمل التطوعي، بهدف تحسين تعامله معهم واستيعابهم بشكل أفضل.

المهنية:

لابد أن يرتبط أي عمل بوسيلة لقياس نجاحه، ويمكن قياس نجاح العمل التطوعي بنتائجه الإيجابية التي تنعكس على المستفيدين منه، وبمستوى مهنية المتطوع ومستوى تجويده لعمله، ومن دلائل المهنية في العمل التطوعي:

• أن يسعى المتطوع إلى رفع وتحسين أساليب العمل وتجويدها والاستفادة من التطورات المهنية في نفس المجال؛
• أن يحرص المتطوع على تقديم العمل وإخراجه بأعلى مستويات الجودة الممكنة؛
• أن يقوم المتطوع بإدارة شؤونه الخاصة والعملية بطريقة لا تضر بسمعة المنظمة التي يتطوع معها.

المرجعية:

لكل عمل منظم مرجعية ولوائح يجب التقيد بها لضمان جودة العمل والمخرجات، وتُلزم المرجعية العاملين في العمل التطوعي:

• بتنفيذ المهام بحسب الهيكلية والمرجعيات المعتمدة في المنظمة؛
• بالالتزام الكامل بالضوابط واللوائح والسياسات المعتمدة من قبل المنظمة؛
• بالالتزام بالمحافظة على ممتلكات المنظمة وعلى العهد المسلمة إليه بجميع أشكالها وإعادتها للمنظمة؛
• بالالتزام بالاتفاقيات والشراكات التي تعقدها المنظمة؛
• بالامتناع عن إعطاء أي تعهد أو التزام نيابة عن المنظمة دون الرجوع للمسؤولين وأخذ التصريح الرسمي بذلك.

تضارب المصالح:

تضارب المصالح هو الوضع أو الموقف الذي تتأثر فيه موضوعية قرار المتطوع واستقلاليته أثناء أدائه لعمل التطوعي بمصلحة شخصية، مادية أو معنوية تهمُّه شخصياً، أو تهم أحد أقاربه، أو أصدقائه المقربين، أو عندما يتأثر عمله التطوعي باعتبارات شخصية مباشرة أو غير مباشرة، أو بمعرفته بالمعلومات التي تتعلق بالقرار، ومن أجل تفادي هذا التضارب في المصالح يجب على المتطوع:

• عدم استخدام موارد المنظمة لأغراض ومنافع شخصية، بأي شكل من الأشكال؛
• الامتناع عن قبول أي هدية أو خدمة أو عطايا باستثناء الحالات التي تبررها قواعد وأعراف الضيافة واللياقة.

المساواة في التعامل:

يجب أن تنعكس المساواة في التعامل على أداء المتطوع على أساس واضح وحيادي بعيداً عن كل أنواع التحيز والعنصرية، ولهذا يجب عدم التمييز في تقديم خدمة التطوع للمستفيدين على أساس العرق أو اللون أو الجنس أو السن أو الجنسية أو الدين أو الإعاقة الجسدية أو العقلية.

تقديم جميع الخدمات المتعلقة بالشؤون المالية للجمعية، وذلك بما يساعد على أداء مهامها وزيادة كفاءتها وفعاليتها.

المهام والمسؤوليات

• المحافظة على أصول وممتلكات الجمعية ومتابعتها؛
• الإشراف على التقارير المالية وتزويد مجلس الإدارة بالاقتراحات والتوصيات اللازمة؛
• الإشراف على كافة الشؤون والخدمات المالية بما في ذلك الحسابات والإيرادات والمصروفات وتوجيه العمل بها والتنسيق بينها والتأكد من سلامة وفاعلية الأداء لتحقيق الانسجام والتكامل فيها بينها والنظر في جميع المسائل التي ترد في هذا الشأن؛
• العمل على تنفيذ الأنظمة واللوائح والقرارات والتعليمات الخاصة بالشؤون المالية والعمل على تعميمها وشرحها وتفسيرها لجميع الأعضاء في مجلس الإدارة بما يؤدي إلى تعميم الشفافية في الممارسات المالية في الجمعية؛
• المشاركة في أعمال اللجان والاجتماعات المتعلقة بمجالات عمل الإدارة المالية على سبيل المثال الاجتماعات الدورية والتنسيقية وكذلك لجان المشتريات بما يؤدي إلى تسهيل عمل اللجان وتحقيق الغرض من وجود الإشراف المالي؛
• التنسيق مع إدارة الجمعية من خلال الاجتماعات والاتصالات الدورية لتحديد احتياجاتها من التسهيلات والخدمات المالية، والعمل على توفيها من أجل تسهيل العمل ومساعدتها في إنجاز الأعمال المنوطة بها؛
• الإشراف على إعداد الميزانية التقديرية والتنسيق لإحكام المراقبة على النفقات الأساسية والمصروفات الأخرى ودراسة الانحرافات السلبية والإيجابية الناتجة عن مقارنة المنصرف الفعلي بالمنصرف التقديري، ورفع التقارير الدورية ن تلك الانحرافات لمجلس الإدارة؛
• اقتراح الكيفية المناسبة لزيادة الإيرادات؛
• متابعة حركة الصرف الفعلي وتغذية الحسابات الجارية؛
• إصدار تعليمات إقفال الحسابات قبل نهاية العام المالي وتشكيل اللجان اللازمة وإعداد المصادقات على الأرصدة المدينة والدائنة وحسابات البنوك الجارية وحسابات الاستثمار إن وجد، والرفع بتلك التعليمات إلى أعضاء مجلس الإدارة لاعتمادها؛
• الإشراف على إعداد الحسابات الختامية للجمعية واعتمادها من أعضاء مجلس الإدارة والجمعية العمومية؛

أي مهام أخرى يكلف بها في مجال عمل الشركة المالي.

أولا: سياسة التسجيل

نعتمد في جمعية إيثار بشكل أساسي على قاعدة البيانات التابعة لوزارة الموارد البشرية والتنمية الاجتماعية (منصة العمل التطوعي) لإدارة المتطوعين، الأمر الذي يشجع الراغبين في التطوع على التسجيل مباشرة في المنصة.

يقوم المتطوع بتسجيل بياناته كما يلي:

• التسجيل في منصة العمل التطوعي.
• التسجيل في نموذج التطوع على موقع جمعية إيثار.

ثانيا: سياسة السلامة في مكان العمل

أمن وسلامة المتطوعين أولوية قصوى، تحتم على الجمعية أن تلتزم باتخاذ كافة الإجراءات اللازمة لتحقيقها، مع تقدير المخاطر المحتملة واتخاذ الإجراءات الوقائية منعا لأي ضرر محتمل.

كما يجب على المنظمة أن تسعى لمراجعة إجراءات الامن والسلامة لديها بشكل دوري، للتأكد من فعاليتها وصلاحيتها.

ثالثا: سياسة تضارب المصالح / سياسة المعايير الأخلاقية

تضارب المصالح هو الوضع أو الموقف الذي تتأثر فيه موضوعية قرار المتطوع واستقلاليته أثناء أداء العمل التطوعي لمصالح شخصية، مادية كانت أو معنوية، تهمه شخصياً أو تهم أحد معارفه، أو عندما يتأثر العمل التطوعي باعتبارات شخصية مباشرة أو غير مباشرة، أو باطلاعه على معلومات تؤثر في اتخاذ القرار.

لتفادي تضارب المصالح، يجب على المتطوع الالتزام بما يلي:

• عدم استعمال موارد الجمعية لأغراض ومنافع شخصية، بأي شكل من الاشكال؛
• الامتناع عن قبول أي هدية أو خدمة أو عطايا باستثناء الحالات التي تبررها قواعد وأعراف الضيافة واللياقة؛
• إذا كان المتطوع مشاركا بعقد أو اتفاق أو صفقة مع طرف ثالث، أو إذا كانت الجمعية ترغب في الدخول في عقد أو اتفاق أو صفقة مع أي طرف ثالث وكان لأحد المتطوعين علاقة بهذا الطرف، لابد أن يعلن هذا المتطوع عن هذه العلاقة لإدارة الجمعية والتي بدورها ترفع هذه المعلومات إلى مجلس إدارة الجمعية ليرى المجلس ما إذا كان مثل هذا الاتفاق ممكناً؛
• يجب على كل المتطوعين الحفاظ على المهنية والمعايير الأخلاقية. بناء عليه يجب ألا يقوم أي موظف أو متطوع بالانخراط في علاقات شخصية من أي نوع مع المتعاملين مع الجمعية، أو مع أي شخص تلقى أو يتلقى خدمات الجمعية.

رابعا: سياسة عدم التمييز

تلتزم الجمعية بالمساواة في التعامل مع المتطوعين على أساس واضح وحيادي، بعيداً عن كل أنواع التحيز والعنصرية، ولذا، يجب عدم التمييز في التعامل بين المتطوعين على أساس العرق أو اللون أو الجنس أو السن أو الجنسية أو الدين أو الإعاقة الجسدية أو العقلية.

خامسا: سياسة احتساب ساعات التطوع وإصدار الشهادات التطوعية

• يتم طرح فرصة التطوع في منصة العمل التطوعي، وبناء عليها يتم قبول المتطوع بعد تسجيله؛
• يتم تحضير المتطوع ومشاركته في الفعالية، ومن ثم يتم احتساب وإدخال الساعات التطوعية في منصة العمل التطوعي؛
• في نهاية كل فعالية، يسلم المتطوع شهادة شكر وتقدير تعرف باسم الفعالية وموقعها وعدد الساعات التطوعية المدخلة للمتطوع.

سادسا: أهمية العمل التطوعي

• المشاركة في التنمية الاجتماعية والاقتصادية؛
• تعزيز القيم النبيلة والإنسانية والمشاركة في توحيد النسيج المجتمعي ومواجهة الظواهر المسيئة؛
• حماية الشباب والفئات المختلفة من السلبيات الاجتماعية والنفسية التي يتعرضون لها لكون التطوع سلوكا ينمي روح الإرادة والعمل العام والعطاء؛
• تنمية المواطنة وتحقيق الانتماء الاجتماعي؛
• تحسين متطلبات العمل وتلبية مستوى الخدمات المقدمة للمستفيدين.

سابعا: واجبات المتطوع

1. الالتزام بالضوابط والتعليمات المتعلقة بإشراك المتطوعين سواء من الجهات التشريعية أو من الجمعية والمبنية وفقاً للمبادئ الشرعية القائمة على الكتاب والسنة والمشتملة على الاحترام والتقدير المتبادل بين كافة الأطراف؛
2. التحلّي بالصدق وحسن النوايا، والنظر إلى مصلحة الجمعية والمجتمع؛
3. الالتزام بإنجاز المهام التطوعية بأمانة ونزاهة وفق مقتضيات العمل التطوعي ومبادئه وأهدافه، ووفق الأنظمة واللوائح والتعليمات ذات الصلة؛
4. الالتزام بالمحافظة على المواد والأدوات والعهد المستلمة بجميع أشكالها وإعادتها إلى الجمعية عند انتهاء العلاقة التطوعية؛
5. الالتزام بالمحافظة على أسرار الجمعية سواء كانت العلاقة بين المتطوع والجمعية قائمة أو بعد انتهاءها؛
6. الالتزام بالامتناع عن إعطاء أي تعهد أو التزام نيابة عن الجمعية دون الرجوع لإدارة الجمعية وأخذ تصريح رسمي بذلك؛
7. الالتزام بعدم الإدلاء أو التصريح بأية معلومة لأي وسيلة إعلامية دون الحصول على إذن من إدارة الجمعية؛
8. عدم استخدام موارد الجمعية لأغراض شخصية؛
9. الامتناع عن تلقي أو الحصول على أية هدية أو خدمة أو عطايا باستثناء الحالات التي تبررها قواعد وأعراف الضيافة واللياقة؛
10. الاتصاف بالمسؤولية في كل التصرفات والأقوال وتنفيذ الخطط الموضوعة والرجوع إلى مدير التطوع حال حدوث أية مشكلة أو طارئ ما، والحرص على تمثيل الوطن وقيمه ومبادئه خلال العمل التطوعي؛
11. الحرص على الظهور بمظهر مناسب ومتماش مع أصول الذوق العام في جميع الأوقات والمناسبات؛
12. عدم التمييز في تقديم خدمة التطوع للمستفيدين على أساس العرق أو اللون أو الجنس أو السن أو الجنسية أو الدين أو الإعاقة الجسدية أو العقلية؛
13. التواصل الفعال مع زملاء العمل التطوعي والمستفيدين وتقديم الدعم عند اللزوم.

ثامنا: يحق للجمعية إنهاء خدمات المتطوع بحسب ما يلي

• انتهاء مدة التطوع المتفق عليها؛
• عدم التزام المتطوع بأوقات الحضور والانصراف؛
• عدم التزام المتطوع بإنجاز المهام الموكلة إليه؛
• إضرار المتطوع بمصالح الجمعية.

تاسعا: حقوق المتطوع

1. تلتزم الجمعية بحفظ حقوق المتطوع وكرامته بكل احترام وتقدير من قبل جميع العاملين بها؛
2. تلتزم الجمعية بتحمل كافة المصاريف المادية المترتبة على تكليف المتطوع بمهام يترتب عليها صرف مبالغ مالية؛
3. حماية البيانات الشخصية للمتطوع؛
4. تزويد المتطوع بتوصيف واضح للدور والمهام المطلوبة منه وتبيان فترة التنفيذ والمسؤول عن المهمة حال احتياج المتطوع للرجوع إليه؛
5. تسجيل الساعات التطوعية المكتملة بمنصة العمل التطوعي؛
6. شهادة تطوع موضحًا بها اسم الجمعية ومسمى الفرصة التطوعية وعدد الساعات التطوعية وفترة تنفيذها.

عاشرًا: عوامل نجاح العمل التطوعي

لا بد للعمل التطوعي من مقومات وأسباب تأخذ به نحو النجاح، ولذلك من الضروري معرفة أسباب النجاح ليتم الحرص عليها وتفعيلها وتثبيتها، وفي المقابل، معرفة الأسباب التي تؤدي إلى الفشل والإخفاق لتلافيها ومعالجتها في حال حدوثها.

الحادي عشر: أسباب نجاح العمل التطوعي

• فهم رسالة الجمعية وأهدافها بشكل واضح؛
• أن يوكل العمل المناسب لقدرات كل متطوع وإمكاناته؛
• فهم المتطوع للأعمال المكلف بها والمتوقع منه أداءها؛
• إلمام المتطوع بأهداف ونظم برامج وأنشطة الجمعية وعلاقته بالعاملين بها؛
• إتمام المتطوع للوقت المطلوب منه قضاؤه في عمله التطوعي بالجمعية؛
• الاهتمام بتدريب المتطوعين على الأعمال المكلفين بها حتى يتقنوا أداءها بالطريقة المثلى؛
• بيان وتوضيح الهيكل الإداري للجمعية لكل المتطوعين؛
• إجراء دراسات تقويمية لأنشطة المتطوعين في الجمعية.

الثاني عشر: معايير اختيار المتطوعين

• حسن السير والسلوك؛
• الرغبة والقدرة على تأدية أعمال تطوعية لخدمة المجتمع؛
• خلو السجل الجنائي من أية سوابق؛
• أن يكون المتطوع قد أتم التسجيل في منصة العمل التطوعي؛
• التعهد باتباع سياسات الجمعية وعدم انتهاك أيا منها؛
• التعهد بالمحافظة على أصول الجمعية وأسرارها وما يطلع عليه المتطوع من معلومات والتعامل معها بأمانة.

الثالث عشر: تدريب المتطوعين

تولي الجمعية أهمية خاصة لتدريب وتوجيه المتطوعين، ويتم تدريب المتطوعين داخل الجمعية وفي مواقع إقامة الأنشطة، وتعتبر تعبئة استمارة التطوع أول خطوة في التدريب لإدماج المتطوعين سويا في النشاط الذي يعملون عليه.

كذلك، من المهم مراعاة استقبال المتطوع وتهيئة الجو النفسي الداعم له ليكتسب انطباعا إيجابيا عن بيئة العمل التطوعي مما يدعمه خلال فترة تطوعه وعمله في الأنشطة.

الرابع عشر: التسجيل في منصة العمل التطوعي

الخامس عشر: نموذج طلب التطوع في الجمعية

السادس عشر: خطوات إنهاء التطوع

يتم إنهاء خدمة المتطوعين في الحالات التالية :

• انتهاء المشروع أو عمل الجمعية؛
• الاستغناء عن خدمات المتطوع في حال ارتكابه مخالفة أو خرقه للنظام؛
• العجز أو المرض أو عدم القدرة على تنفيذ الأعمال الموكلة للمتطوع بسبب ظرف قهري؛
• يتم إعطاء المتطوع شهادة تثبت فترة التطوع في حال تقديم طلب إنهاء التطوع وحسن السير والسلوك والتقييم
• خلال فترة التطوع دون وجود مخالفات؛
• يعتمد خطاب إنهاء الخدمات للمتطوعين من رئيس مجلس إدارة الجمعية.

 

مستفيدي جمعية إيثار هم مرضى القصور العضوي بأنواعه، ويركز الدعم على مرضى الغسيل الدموي (الكلوي) من الغير قادرين (ماديا – لظروف السفر من مدينة لأخرى) بالإضافة إلى الحالات الإنسانية من مرضى القصور العضوي.

تقدم الجمعية الدعم المعنوي والعيني كما يلي:

• الفئات المحتاجة المستفيدة من الدعم العيني (غسيل الكلى – زراعة الأعضاء)؛
• توجيه المرضى لمقدمي الخدمة الطبية وتقديم التسهيلات ودعمهم في إجراءات التسجيل والعلاج؛
• التثقيف الصحي المجتمعي للمحافظة على الصحة، وللمرضى وذويهم للتعريف بالمرض وكيفية التعايش معه، ولفئة الصغار لتوجيههم للمحافظة على صحتهم وتعريفهم بالتبرع وزراعة الأعضاء لتنشئتهم على العادات الصحية الجيدة ولإعدادهم ليكونوا آباء وأمهات داعمين للصحة العامة ورسالة التبرع بالأعضاء للمحتاجين؛
• دعم الكوادر الطبية والارتقاء بهم وإطلاعهم على المستجدات في مجال زراعة الأعضاء وما يتعلق بها في النطاق الصحي.

ويتم التواصل مع المستفيدين بشكل دوري لمتابعة أوضاعهم واحتياجاتهم وتقديم الاستشارات الطبية في حال وجود أي طاريء.

أولا: تشكيل لجنة تنمية الموارد المالية

يرأسها أحد أعضاء مجلس الإدارة وتضم في عضويتها عددا من أعضاء الجمعية ومشاهير أبناء المنطقة الشرقية، وتضطلع بمهام التواصل مع الشركات ورجال الأعمال لتوفير الدعم المطلوب للجمعية لمساعدتها في تنفيذ مهامها.

ثانيا: لجنة التسويق

يرأسها رئيس مجلس إدارة الجمعية وتضم في عضويتها منسوبي الجمعية لتسويق برامج وأنشطة الجمعية لشركات الأدوية ورجال الأعمال.

السياسات

• يتم استقبال التبرعات على هيئة شيكات بنكية باسم الجمعية الخيرية السعودية لتنشيط التبرع بالأعضاء بالمنطقة الشرقية؛
• يتم إيداع التبرعات بالحساب البنكي للجمعية من الشخص المخول والمفوض بالتعامل مع البنوك؛
• يتم إصدار سندات قبض من الجمعية للجهات الداعمة ليتم تقييدها محاسبيا في دفاتر الحسابات؛
• عدم توكيل مهمة جمع التبرعات لأشخاص من غير منسوبي الجمعية؛
• لا يتم استلام أي تبرعات بشكل نقدي بتاتا؛
• في حال التبرع من قبل الأفراد يتم التحويل مباشرة إلى الحسابات البنكية للجمعية.

مقدمة

توجب سياسة خصوصية البيانات على كل من يعمل لصالح الجمعية (ويشمل أعضاء مجلس الإدارة والمسؤولين التنفيذيين والموظفين والمستشارين والمتطوعين) المحافظة على خصوصية بيانات المانحين والمتبرعين والمتطوعين والمستفيدين وعدم مشاركتها لأي أحد إلا في نطاق ضيق جدا حسب ما سيوضح في الفقرات التالية. كما توجب السياسة استخدام البيانات الخاصة لأغراض الجمعية فقط بما تقتضيه المصلحة.

النطاق

تطبق ھذه السياسة على جميع من یعمل لصالح الجمعیة سواء كانوا أعضاء مجلس إدارة أو مسؤولین تنفیذیین أو موظفین أو متطوعین أو مستشارین بصرف النظر عن مناصبهم في الجمعیة.

البيانات

البيانات، هنا، تشمل أي بيانات عامة أو خاصة مثل البيانات الشخصية أو البريد الإلكتروني أو المراسلات أو أي بيانات أخرى تُقدَّم للجمعية سواء من المتطوعين، المانحين، المتبرعين أو المستفيدين من خدمات الجمعية.

الضمانات

تهدف هذه السياسة إلى توضيح إجراءات التعامل مع البيانات والمحافظة على خصوصيتها داخل الجمعية أو من خلال موقع الجمعية الإلكتروني.

تضمن الجمعية ما يلي:

• أن تتعامل الجمعية مع جميع بيانات المتعاملين معها بسرية تامة ما لم يوافقوا على النشر.
• لن تقوم ببيع أو مشاركة بيانات المتعاملين معها مع أي جهة أخرى دون إذنهم.
• لن ترسل الجمعية أي إيميلات أو رسائل نصية للمتعاملين معها سواء بواسطتها أو بواسطة أي جهة اخرى دون إذنهم.
• أن تنشر الجمعية سياسة خصوصية البيانات على موقعها الإلكتروني، إن وجد، وأن تكون متوفرة عند الطلب مطبوعة أو إلكترونية.
• أن يكون للجمعية سياسة خاصة بخصوصية البيانات للمواقع الإلكترونية.

آلية تعيين المدير التنفيذي

أ‌- يعين مجلس الإدارة بعد الحصول على موافقة المجلس مديراً تنفيذياً متفرغاً لإدارة الجمعية بموجب عقد محدد المدة يتضمن راتبه ومزاياه وسائر حقوقه المالية، ولمجلس الإدارة إنهاء خدمات المدير التنفيذي بنفس الطريقة.

ب‌- على الرغم مما ورد في الفقرة (أ) من هذه المادة، لمجلس الإدارة بموافقة المجلس تعيين أي من موظفي الجمعية الدائمين مديراً تنفيذياً للجمعية، ولمجلس الإدارة إنهاء خدماته بنفس الطريقة.

ت‌- يخضع المدير التنفيذي المعين وفق لأحكام الفقرتين (أ) و(ب) من هذه المادة لفترة تجربة يحددها مجلس الإدارة على أن لا تقل عن ثلاثة أشهر.

ث‌- يحظر على المدير التنفيذي القيام بأي عمل آخر أو أن يكون شريكاً أو مساهماً او أن يكون ممثلاً له.

ج‌- يمارس المدير التنفيذي عمله وفقاً للأنظمة الداخلية والتعليمات المعمول بها في الجمعية كما يمارس أي صلاحيات أخرى يحددها مجلس الإدارة.

ح‌- يتم اختيار المدير التنفيذي من بين الأشخاص ذوي الكفاءة والخبرة في المجالات المالية والاقتصادية، على أن تتوفر فيه الشروط التالية:

• أن يكون سعودي الجنسية.
• أن يكون متمتعاً بالأهلية المعتبرة شرعياً.
• أن لا يقل عمره عن 25 سنة.
• أن يكون لديه خبرة لا تقل عن ثلاث سنوات في العمل الإداري.
• أن لا تقل شهادته عن الثانوية أو الجامعية أو الماجستير أو الدكتوراه.

خ- يكون المدير التنفيذي مسؤولاً أمام مجلس الإدارة ويتولى جميع الشؤون الإدارية والمالية والفنية للجمعية بما في ذلك ما يلي:

متابعـة تنفيذ أحكام القانون والأنظمة والتعليمات والقرارات الصادرة بمقتضاه.
تنفيذ القرارات الصادرة عن مجلس الإدارة.
التوقيـع على كافة الوثائق والمراسلات اللازمة لتسيير أعمال الجمعية وفق السياسات التي يقررها مجلس الادارة.
تعيين الموظفين في الجمعية وفقاً لأحكام نظام موظفي الجمعية وقرارات مجلس الإدارة.
متابعـة حسن سير الأعمال في الجمعية وحسن أداء موظفيه وجهازه الإداري.
تقديم البيانات المالية ربع السنوية إلى مجلس الإدارة.
تقديم البيانات المالية النصف سنوية مصدقة من مدقق الحسابات إلى مجلس الإدارة.
تقديـم الميزانية والحسابات الختامية للسنة المالية المنتهية مدققة من مدقق الحسابات إلى مجلس الإدارة قبل نهاية السنه.
ممارسة جميع الصلاحيات والقيام بالأعمال الأخرى التي يعهد مجلس الإدارة بها إليه.

خ‌- للمدير التنفيذي تفويض أي من صلاحياته لأي موظف رئيسي في الجمعية بموافقة مجلس الإدارة على أن يكون التفويض محدداً وخطياً.

د‌- يعين مجلس الإدارة نائباً للمدير التنفيذي يتولى إدارة شؤون الجمعية في حال غياب المدير التنفيذي أو شغور مركزه.

ذ‌- على المدير التنفيذي وأي من موظفي الجمعية أن يصرح إلى مجلس الادارة بما يملكه أو يقع تحت تصرفه من أوراق مالية فور استلام مهامه وفور حدوث أي تغيير عليهـا.

ر‌- مع مراعاة ما ورد في الفقرة (ب) من هذه المادة، يخضع المدير التنفيذي وأي من موظفي الجمعية للتعليمات التي يصدرها المجلس.

ز‌- يحظر على المدير التنفيذي وأي من موظفي الجمعية تحت طائلة المساءلة القانونية ما يلي:

• استغلال أي معلومات اطلعوا عليها بحكم عملهم لدى الجمعية لغايات الكسب المادي أو المعنوي بشكل مباشر أو غير مباشر.
• إفشاء أي معلومات سرية اطلعوا عليها بحكم عملهم لدى الجمعية لأي طرف آخر غير مفوض بالاطلاع عليها.
• خرق لحقوق الملكية الفكرية للبرامج الإلكترونية للجمعية.
• يلتزم المدير التنفيذي وموظفو الجمعية بحفظ الوثائق السرية في مكان آمن يضمن عدم اطلاع أي شخص عليها.
• يلتزم موظفو الجمعية بإعلام المدير التنفيذي عند حدوث أي خلل أو استخدام خاطئ لأنظمة الجمعية أو احتمال وجود أي برامج قد تؤثر على المعلومات والبيانات المحفوظة ضمن هذه الأجهزة والبرامج.

 يلتزم المدير التنفيذي وموظفو الجمعية باتخاذ جميع الإجراءات والاحتياطات اللازمة لضمان سلامة أجهزة وأنظمة الجمعية الإلكترونية وعدم السماح للأشخاص غير المخولين باستخدام أجهزته وأنظمته.

شروط توظيف المدير التنفيذي

• وجود مؤهل علمي لا يقل عن درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال.
• خبرة لا تقل عن خمس سنوات في مجال الإدارة.
• الإلمام بالقوانين والأنظمة المتعلقة بالجمعيات الخيرية ، وأنظمة وزارة التنمية الأجتماعية.
• حسن السيرة والسلوك.
• العمر لا يقل عن ٣٥ عام.
• عدم استغلال منصبه في مصالح شخصية تنافي مصلحة الجمعية.
• أن لا يشغل منصب أو وظيفة أخرى في أي جهة كانت سواء حكومية أو خاصة.
• الالتزام بحضور الانشطة والاجتماعات التي تعقد خارج اوقات العمل الرسمية.
• الإلتزام بساعات العمل الرسمية كما هي موضحة في العقد.
• التحدث باللغة الأنجليزية.

آلية تحديد الراتب

في حال استيفاء الشروط العامة سيكون الراتب المقرر من إدارة الجمعية لا يقل عن ١٥.٠٠٠ ر.س ، وقد يتفاوت الراتب بتفاوت الدورات والخبرات والمميزات الأخرى الغير مشروطة لدى المتقدم للوظيفة بحسب الأنظمة والقوانين التي تنص عليها الجمعية ووزارة التنمية الأجتماعية والعائد لمصلحتها.

الهدف

يتمثل الهدف من هذه السياسة في ما يلي:

• حث الموظفين على الابلاغ عن أي واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية على علم بها؛
• تقديم وسيلة سرية للموظفين بغرض الابلاغ عن أي واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية؛
• حماية الافراد المبلغين بحسن نية عن وقائع الاحتيال أو الامور غير الاخلاقية؛
• الارتقاء بمستوى التواصل والشفافية.

لا يراد من هذه السياسة التشكيك في القرارات المالية أو التجارية أو غيرها من قرارات الاعمال التي تتخذها المجموعة، ولا ينبغي استخدامها بغرض النظر بأثر رجعي في أي أمور وقعت بالفعل في إطار إجراءات أخرى.

تعريفات

الاحتيال:

تعرف المجموعة الاحتيال على أنه تصرف أو ممارسة غير أخلاقية أو غير نظامية أو غير قانونية تتسم بعدم الامانة وبالنية المبيتة لإخفاء حقيقة ما، سواء بالكلمات أو بالتصرف أو بالتزييف، ما من شأنه أن يسفر عن خسارة مالية أو غير مالية للمجموعة.

ويدخل في عداد ذلك الممارسات المحاسبية المغلوطة أو إعداد التقارير المالية المغلوطة بنية الاحتيال.

الأمور غير الأخلاقية

يقصد بها التصرفات أو الممارسات المقصودة أو غير المقصودة التي تنافي الاخلاق القويمة وتضر بالسمعة وتفتقر إلى الانصاف أو لا تتوافق مع معايير العمل المعتمدة لدى المجموعة أو السلوك المهني أو الاجتماعي السديد.

المبلغ

هو الشخص الذي يبلغ عن واقعة احتيال أو أمور غير أخلاقية داخل المجموعة، وكذلك في أوساط أصحاب الشأن والجهات التي تزاول الأعمال مع المجموعة.

الإبلاغ

هو العملية المتبعة في التبليغ عن واقعة الاحتيال أو الأمور غير الأخلاقية داخل المجموعة.

تقييم المخاطر

إن الاخفاق أو الإهمال في الالتزام بأحكام هذه السياسة قد يعرض المجموعة لعدد من المخاطر التي تشمل – على سبيل المثال لا الحصر – ما يلي:

• الإخفاق في رصد ووقف أي واقعة احتيال قد تفضي إلى خسارة فادحة بالنسبة للجمعية؛
• تدهور سمعة الجمعية وصورتها وتراجعها سلبا بسبب الاحتيال أو الأمور غير الأخلاقية؛
• الإخفاق في استعادة الأصول المسروقة أو المُساء استغالالها؛
• المخاطر القانونية المحتملة.

من المسؤول عن الابلاغ عن التصرفات غير الاخلاقية؟

كل موظف أو مسؤول أو عضو بمجلس الإدارة أو طرف خارجي يتحمل مسؤولية الإبلاغ عن أي تصرف غير أخلاقي وقع بالفعل أو يحتمل وقوعه.

التوجيهات العامة لبيان سياسة الابلاغ عن المخالفات

أي موظف أو مسؤول أو عضو بمجلس الادارة أو طرف خارجي علم أو يعلم بوقوع تصرفات أو أحداث أو سلوك أو ممارسات غير أخلاقية أو غير قويمة، وكذلك أي مخالفة لسياسات الجمعية وإجراءاتها ً وقواعدها وأنظمتها (ويشار إلى أي منها فيما يلي بلفظ “مخالفة”) إنما يكون مسؤولا ً – بل وملزما– بالابلاغ عن التصرف وفقا لاحكام سياسة الجمعية. في الحالات التي تتضمن إبلاغ الموظف مديره المباشرة بتلك الامور بصورة مباشرة، يجب على ذلك ً المدير حينئذٍ الابلاغ عن الواقعة محل البلاغ فورا وبما يتفق وأحكام السياسة. وينبغي للمدير المباشر أن لا يباشر التحقيق في الواقعة على أي وجه بصورة مستقلة، إلا بما يتفق مع سياسات الجمعية والاجراءات المتبعة لديها.

إجراءات الإبلاغ

يجوز لأي موظف أو مسؤول أو عضو بمجلس الادارة أو طرف خارجي إلابلاغ أو مراجعة الحالات المتعلقة بالسلوك الاخلاقي بالمخاوف أو الشكاوى أو المخالفات الواقعة من خلال الإبلاغ عن المخالفات غير الاخلاقية  وابلاغ الامين العام بالامر إما بصفة شخصية أو كتابةً  للابلاغ عن المخالفات غير الاخلاقية.

سرية المعلومات وسرية الهوية

كل المخالفات المبلغ عنها تُعامل بسرية كاملة على مستوى المعلومات والهوية. وقد توجد حالات تقتضي التحقيق الخارجي بمعرفة السلطات الحكومية المختصة، لكن يمكن الاطمئنان التام إلى للابقاء على سرية هوية المبلغ وتوفير الحماية له بأقصى قدر ممكن. ولن يعلم أحد بشأن إجراء التحقيق في البلاغات أو يشارك فيها إلا من تقتضي إجراءات التحقيق علمهم أو مشاركتهم. ونظرا لطبيعة التحقيق، أو حيثما اقتضت الامور ذلك بحكم القانون أو النظام، قد يكون من اللازم الافصاح عن هوية المبلغ. ومن الوارد حدوث ذلك على ذمة إجراءات قانونية وبحكم القانون المعمول به.

هل العملية سرية؟

كل المخالفات المبلغ عنها تُعامل بسرية كاملة على مستوى المعلومات والهوية.

هل يحصل المبلغ على الحماية إذا أبلغ عن واقعة احتيال أو عن أمر غير أخلاقي؟

نعم، يمكن الابلاغ عن المخالفة دون خوف من التعرض للمضايقة أو تأثير سلبي على الدرجة الوظيفية أو الفصل من العمل أو التعرض لإجراء تأديبي أو إجراء انتقامي أو تعليق العمل أو ألى تهديدات أو أي وسيلة من وسائل التمييز أو الانتقام من جانب الشركة.